Un organigramme est
la représentation graphique de la structure d'un organisme, d'un établissement
ou d'un service avec ses divers éléments et leurs relations.
La structure d'un organisme, d'un établissement ou d'un service, est la façon
suivant laquelle ses différents organes se situent les uns par rapport aux
autres.
C'est pourquoi cette représentation graphique peut aussi être appelée
"organigramme de structure". "Organigramme" et "organigramme de structure" sont
synonymes.
Selon les organigrammes, on trouvera :
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les noms des services, |
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les noms des services avec leurs responsables, |
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les noms des services avec leurs responsables ainsi que la profession des personnes y travaillant, |
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les noms des services avec leurs responsables, ainsi que le nom et la profession des personnes y travaillant. |
Parfois, les effectifs y figureront.
La richesse des renseignements dépendra de la complexité de l'organigramme et de
ses destinataires.
DIFFÉRENTS TYPES DE RELATIONS
Différents types de relations vont figurer :
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relations hiérarchiques (relations d'autorité) qui permettent la transmission des ordres, en traits pleins ; par exemple entre un éducateur-chef et un éducateur |
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relations fonctionnelles (liées aux activités exercées) qui permettent la transmission des informations, le travail en groupe..., en pointillés ; par exemple : entre une secrétaire médicale et une secrétaire du service des Admissions |
DIFFÉRENTES
FORMES D'ORGANIGRAMME
- l'organigramme en pyramide (ou en bannière ou linéaire ou de travail)
| Il est très répandu ; les éléments ayant le même niveau sont sur une même ligne horizontale, le plus élevé est en haut. |
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| Variante possible (surtout pour pallier le manque de place) : |
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- l'organigramme en arbre
| Les éléments de même niveau hiérarchique sont sur la même ligne verticale ; le plus élevé est à gauche. |
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- l'organigramme replié
| Il associe la présentation de l'organigramme en pyramide et de l'organigramme en arbre ; les cartouches sont décalés du haut vers le bas et de gauche à droite. |
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- Pour le personnel :
Il permet de se situer, de savoir "qui fait quoi", "qui
dépend de qui", et ainsi d'améliorer l'efficacité du travail.
L'accueil des personnes nouvellement embauchées dans les établissements d'une
certaine taille prévoit souvent la distribution et le commentaire de
l'organigramme général et de l'organigramme détaillé du service d'affectation.
C'est un moyen de communication interne.
- Pour la Direction de l'établissement :
Il peut être un moyen d'analyse car il peut faire apparaître des dysfonctionnements et inciter à une meilleure organisation.
- Pour les usagers ou les partenaires :
Il permet de connaître les différents services et personnes
de l'établissement, de les situer les uns par rapport aux autres et ainsi de
s'adresser au service le plus approprié. C'est un moyen de communication
externe.
L'organigramme détaillé de chaque service n'est pas souvent diffusé à
l'extérieur de l'établissement, il intéresse davantage le personnel.
Cependant, il faut savoir que, en marge de l'organisation officielle transcrite dans l'organigramme, d'autres relations s'installent, variant selon les personnalités, les habitudes... qui peuvent court-circuiter les relations officielles.
RÉALISATION MANUSCRITE
Si la forme de l'organigramme n'est pas imposée, vous pouvez choisir la forme que vous souhaitez mais en restant dans les représentations "classiques" : organigramme en bannière ou en arbre ou replié ou normalisé, car les organigrammes "originaux" peuvent présenter des difficultés d'interprétation et de réalisation.
Des couleurs peuvent être utilisées.
Se
poser plusieurs questions :
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que faut-il représenter ? l'ensemble de l'établissement ou un service ? |
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les effectifs sont-ils demandés ? |
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faut-il représenter la structure en mettant en évidence les différents services ou bien les différentes catégories de personnel, ou les deux ? |
Procéder
à des regroupements logiques
par exemple :
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regrouper les services dépendant du même responsable. |
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regrouper les personnels travaillant dans le même service (service médecine, chirurgie, services généraux...). |
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regrouper les personnels par catégories (personnel soignant, éducatif, administratif...). |
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regrouper les personnels travaillant dans le même service et, à l'intérieur de chacun, regrouper les personnels par catégories. |
Déterminer
les niveaux
- si des services sont à représenter
il faut les présenter de façon logique, par exemple aligner tous les services dénommés "directions", puis tous les services dénommés "sous-directions", puis tous les services dénommés "bureaux", ou bien les présenter par échelon géographique : niveau national, régional, départemental...
- si des personnels sont à représenter
déterminer l'échelon hiérarchique de chaque personnel en se basant sur leur niveau de formation et leur degré de responsabilité dans l'établissement.
Passer
à la réalisation matérielle en
veillant au soin et à la clarté :
Les différents services ou/et différentes catégories de
personnels doivent bien apparaître, les personnels de même échelon doivent être
alignés, les personnels travaillant ensemble doivent être proches (ex :
l'infirmier et l'aide-soignant), les services de même niveau doivent être sur
une même ligne...
Si l'organigramme est très simple, un cartouche sera attribué à une personne,
sinon plusieurs personnes y figureront, par exemple : un cartouche pour tous les
infirmier(e)s.
Les cartouches sont reliés par des traits pleins (et non des flèches) pour les
liaisons hiérarchiques, et en pointillés pour les liaisons fonctionnelles.
Vérifier
que les mentions indispensables sont
notées : titre (avec
le mot "organigramme" et le nom du service et/ou de l'établissement), date,
légende qui comportera la
signification des traits et des sigles (à faire figurer sur la même page que
l'organigramme),source éventuellement.
